Privacyverklaring

Privacybeleid BZC Dolfijnen

PRIVACYVERKLARING EN GEGEVENSBESCHERMING BINNEN BZC DOLFIJNEN

Privacyverklaring:

BZC Dolfijnen hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze Privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.

BZC Dolfijnen verwerkt alleen die persoonsgegevens die noodzakelijk zijn:

  • Voor het functioneren van de vereniging;
  • Ten behoeve van publiciteit over de prestaties van (leden van) de vereniging;
  • Ter ondersteuning van de leden van de vereniging in het bereiken van hun doelen in de zwemsport;
  • Voor verslaglegging en geschiedschrijven over activiteiten van leden en de vereniging en/of
  • Om te kunnen voldoen aan de wettelijke eisen.

BZC Dolfijnen houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

  • Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt zoals hierboven beschreven;
  • De verwerking van uw persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
  • Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
  • Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor de uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
  • Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren;
  • In het bezit zijn van een verwerkingsovereenkomst met de KNZB voor het gebruik van het ledenadministratieprogramma Sportlink voor de verwerking van informatie binnen het elementair zwemmen.
Verwerking van persoonsgegevens van leden.

De vereniging verwerkt persoonsgegevens teneinde:

  1. 1. Vast te kunnen stellen wie lid zijn van de vereniging;
  1. 2. FinanciŽle verplichtingen te kunnen verwerken en te kunnen innen, waaronder de noodzakelijke administratie voor automatische incasso;
  1. 3. Te kunnen voldoen aan de wettelijk verplichte bewaartermijn voor de financiŽle administratie van zeven jaar en de eisen die de wet aan deze administratie stelt;
  1. 4. Leden en ouders te informeren over de progressie;
  1. 5. Deel te nemen aan (sport-)activiteiten van de vereniging;
  1. 6. Deel te nemen aan sportactiviteiten (bijvoorbeeld wedstrijden) bij andere organisaties waarvoor de vereniging leden inschrijft die hebben aangegeven aan die activiteiten te willen deelnemen; hiervoor worden noodzakelijke gegevens ook verstrekt aan die andere organisaties;
  1. 7. Vrijwilligers en officials te kunnen begeleiden, op te leiden en in te zetten;
  1. 8. Te kunnen voldoen aan de wettelijke eisen van subsidieverstrekking (al dan niet indirect via KNZB en NOC/NSF);
  1. 9. Geschiedschrijving van de vereniging te kunnen verrichten, daaronder begrepen doch niet uitputtend beschreven de wettelijk verplichte verslagen voor de algemene ledenvergadering, persverklaringen, wedstrijdverslagen en de publicatie van wedstrijdresultaten op de website van de vereniging en in sociaal media-uitingen van de vereniging, fotoís behorende bij evenementen van de vereniging en wedstrijden en evenementen waaraan is deelgenomen;
  1. 10. Te kunnen voldoen aan andere wettelijke verplichtingen vastgelegd in nationale of internationale wetgeving.
Grondslag voor de verwerking van persoonsgegevens is:

De overeenkomst vastgelegd met het lidmaatschapsformulier.

Vastgelegde gegevens.

Gegevens die worden vastgelegd zijn in ieder geval voor zover van toepassing:

  1. 1. Naam (N)
  1. 2. Adres (A) en woonplaats (W)
  1. 3. E-mailadres (E), telefoonnummer(s) (T)
  1. 4. Geboortedatum
  1. 5. Bankrekeningnummer voor het voldoen aan de financiŽle verplichtingen
  1. 6. Toestemmingsbewijs om gegevens te verwerken, zijnde het inschrijfformulier
  1. 7. Begindatum en einddatum lidmaatschap
  1. 8. Statuswijzigingen lidmaatschap
  1. 9. Gegevens over taken en functies die worden vervuld binnen de vereniging, de KNZB en andere (zwemsport ) organisaties waarmee de vereniging is gelieerd (taak, begindatum en einddatum)
  1. 10. Gegevens van behaalde prijzen en erkenningen met datum van uitreiken
  1. 11. Wedstrijdresultaten
  1. 12. Startnummer
  1. 13. Pasfoto, indien noodzakelijk voor deelname aan sportactiviteiten en van vrijwilligers en officials
  1. 14. Contactgegevens van ouders/voogd(en) bij minderjarigen
  1. 15. Fotoís van activiteiten, evenementen en wedstrijden

De persoonsgegevens worden door Dolfijnen opgeslagen ten behoeve van eerdergenoemde verwerking(en) en bewaard conform de wettelijke termijnen.

Alleen actuele gegevens genoemd onder 1, 2 en 3 worden bewaard, verouderde gegevens worden vernietigd op basis van opgave van het lid; ten behoeve van reŁnies worden op het centraal secretariaat de betreffende gegevens van oud leden bewaard.

Gegevens genoemd onder 9 blijven bewaard ten behoeve van geschiedschrijving.

Van alle overige gegevens wordt na beŽindiging van het lidmaatschap beoordeeld of deze behouden moeten blijven ten behoeve van geschiedschrijving of reŁnies. Indien dit niet het geval is worden de gegevens na uiterlijk 6 maanden vernietigd.

Overzicht van verwerkingen:

In het door de KNZB beschikbaar gestelde ledenadministratieprogramma Sportlink wordt de ledenadministratie gevoerd volgens de eisen en randvoorwaarden gesteld door de KNZB. Deze administratie ondersteunt tevens de wettelijke verplichtingen die er zijn in verband met subsidieverstrekking binnen de (zwem)sport.

De penningmeester beheert het archief van de machtigingen voor de financiŽle administratie.

De bestuurder belast met wedstrijdzaken binnen de vereniging voert het archief van de wedstrijdresultaten, fotoís van activiteiten, evenementen en wedstrijden.

De bestuurder belast met wedstrijdzaken bewerkt gegevens voor het inschrijven voor wedstrijden en evenementen. Hierbij worden alleen de gegevens: naam, geslacht, vereniging, geboortedatum en startnummer beschikbaar gesteld.

De penningmeester verwerkt gegevens voor het functioneren van de incasso administratie en zijn reguliere financiŽle administratie.

Gegevens worden verwerkt voor geschiedschrijving, jaarverslagen en publicaties over behaalde resultaten.

Databescherming:

Computers van kaderleden van de vereniging die gebruikt worden voor gegevensverwerking zijn voorzien van een erkend antivirusprogramma dat is bijgewerkt tot de laatste versie en een wachtwoord om met de computerwerkzaamheden te kunnen verrichten.

Toegang tot Sportlink is beperkt tot personen, die betrokken zijn bij de ledenadministratie en de financiŽle administratie, die in het bezit worden gesteld van een persoonlijke toegangscode met wachtwoord.

Toestemming voor verwerking van persoonsgegevens:

Op het inschrijfformulier wordt expliciet opgenomen dat gegevensverwerking zal plaatsvinden en dat het recht bestaat op inzage, correctie, overdracht, informatie en vergetelheid.

Als tekst wordt daarvoor gebruikt:

"Ondergetekende, en bij kinderen jonger dan 18 jaar getekend door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger, geeft toestemming voor het verwerken van persoonsgegevens op een wijze zoals noodzakelijk voor het functioneren van de vereniging, publiciteit over de prestaties van leden van de vereniging op de website en via andere media, ter ondersteuning van de leden van de vereniging in het bereiken van hun sportieve doelen en/of om te kunnen voldoen aan wettelijke eisen in overeenstemming met de privacyverklaring zoals gepubliceerd op de website van de vereniging BZC Dolfijnen (www.bzcdolfijnen.nl).
Het lid heeft het recht op inzage in de vastgelegde gegevens, correctie van onjuiste vastleggingen, van overdracht en vergetelheid. Correspondentie hierover vindt plaats door tussenkomst van de secretaris van de vereniging (secretariaatbzc@bzcdolfijnen.nl)."